Best Practices für die KPI-Dokumentation
Sechs Best Practices für die KPI-Dokumentation, damit Kennzahlen-Definitionen auffindbar, nachvollziehbar und verlässlich bleiben – eine praktische Checkliste für Datenteams.
Gute KPI-Dokumentation macht aus verstreuten Spreadsheets und Kopfwissen eine Single Source of Truth, auf die sich das ganze Datenteam verlassen kann. Diese Prinzipien halten Kennzahlen-Definitionen auffindbar, nachvollziehbar und vertrauenswürdig – von der Business-Beschreibung bis zu den Tabellen und Feldern hinter jeder Zahl.
Eine verbindliche Definition pro Kennzahl
Einigt euch auf eine Single Source of Truth – und wenn eine Kennzahl echte Varianten hat (netto vs. brutto), macht daraus eigene, benannte Kennzahlen, statt einen Namen zwei Dinge bedeuten zu lassen. Konkurrierende Definitionen hinter demselben Namen sind die Ursache der meisten „Warum stimmen die Zahlen nicht überein?“-Debatten.
Erst die Business-Definition, dann die Formel
Beschreibe in klarer Sprache, was die Kennzahl bedeutet und wann man sie nutzt, bevor du SQL oder DAX anhängst. Eine Berechnung, die niemand fachlich lesen kann, lässt sich von den Leuten, die sich auf die Zahl verlassen, nicht validieren.
Owner und Status je Kennzahl
Der Owner verantwortet die Richtigkeit der Definition; der Status – Draft, Approved oder Deprecated – sagt, wie weit man ihr trauen kann. Lieber deprecaten als löschen, damit ältere Reports interpretierbar bleiben.
Granularität und Auswertungsdimensionen festhalten
Halt fest, was ein einzelner Wert der Kennzahl darstellt und nach welchen Dimensionen sie aufgeschlüsselt werden darf – Zeit, Region, Produkt. Ohne vereinbarte Granularität aggregiert dieselbe KPI von Report zu Report still unterschiedlich.
Formel und Lineage explizit machen
Halt fest, woraus eine Kennzahl entsteht und was auf ihr aufbaut, damit die Auswirkung einer Änderung sichtbar ist, bevor du sie machst – statt eine kaputte KPI drei Dashboards später zu entdecken.
Aliase und Synonyme erfassen
Dieselbe Kennzahl heißt „Umsatz“ im Controlling, „Revenue“ im Sales und „GMV“ im Product. Erfasse diese Namen, damit die Suche auf dem verbindlichen Eintrag landet – statt dass jemand eine vierte Definition anlegt.
Vor „Approved“ reviewen und zertifizieren
Ein kurzer zweiter Blick des Domain-Owners macht aus „Approved“ statt eines Häkchens ein echtes Vertrauenssignal – und erlaubt es anderen, auf einer Kennzahl aufzubauen, ohne sie erneut zu prüfen.
Definitionen am Leben halten
Dokumentation veraltet, wenn sich das Business ändert. Plan einen leichten regelmäßigen Review ein, mustere Veraltetes aus und fang Beinah-Duplikate ab, bevor sie zu konkurrierenden Versionen auseinanderlaufen.